Operasyon
Belge ve Evrak Kontrol Süreçleri.
İşletmenize giren ve çıkan belgeler okunur, ait olduğu kayıtla eşleştirilir, eksik ya da tutarsız olan işaretlenir ve takip edilir. Bir belge gerektiğinde saniyeler içinde bulunur.
Hangi işi çözüyor?
İrsaliyeler, sözleşme ekleri, sertifikalar, kalite formları... Belgeler farklı kişilerin bilgisayarında, e-postasında ya da dolabında durur. Eşleştirme elle yapılır, eksik belge denetimde ya da anlaşmazlıkta fark edilir.
Ne yapıyor?
- Gelen belgeyi türü ve biçimi ne olursa olsun okur; içeriğini ve ait olduğu kaydı belirler.
- İrsaliyeyi siparişle, sözleşme ekini sözleşmeyle, sertifikayı tedarikçiyle eşleştirir.
- Eksik imza, süresi dolmuş belge ve tutarsız bilgiyi işaretler; ilgili kişiden tamamlanmasını ister.
- Belgeyi doğru yere, doğru adla arşivler.
- Süresi yaklaşan belgeleri önceden hatırlatır.
Süreç nasıl ilerliyor?
Okur
Belgeleri e-posta, tarama ve sistem kaynaklarından alır.
Anlar
Belgenin türünü, taraflarını ve ait olduğu işi belirler.
Kontrol eder
Eksiklik, süre ve tutarlılığı doğrular.
Aksiyon alır
Eşleştirir, arşivler, eksiği talep eder.
Takip eder ve raporlar
Tamamlanmayan belgeleri ve yaklaşan süreleri raporlar.
İşletmenize ne kazandırır?
- Eksik belge denetimde değil, geldiği gün fark edilir.
- Aranan belge dakikalar değil saniyeler içinde bulunur.
- Süresi dolan sertifika ve sözleşme kaçmaz.
- Ekibiniz evrak kovalamakla değil işiyle uğraşır.
Kontrol sizde
- Hangi belgenin zorunlu olduğunu ve kimden isteneceğini siz belirlersiniz.
- Belgeler yalnızca yetki verdiğiniz alanlarda tutulur.
- Her belgenin nereden geldiği ve nereye konduğu kayıtlıdır.
Verileriniz, bizim sunucularımızda güvenli bir ortamda işlenir ve korunur. Erişimler yetkili ekiplerle sınırlıdır ve verileriniz, hizmetin sunulması için gerekli olan süreçlerde kullanılır. Tüm altyapımız, veri güvenliği ve erişim kontrolü prensipleri dikkate alınarak tasarlanmıştır.
Sizin işletmenizde de uygulanabilir mi?
Kalite, sertifika ya da sözleşme belgesi yoğun sektörlerde çalışan işletmeler için uygundur.
İlgili uygulama örnekleri
İşletmenizin yanında, işinin başında.